organiek reglement van het gemeenschapscentrum affligem

TITEL I :  Opdracht

Artikel 1

Het gemeentebestuur Affligem richt een beheersorgaan op voor het Gemeenschapscentrum overeenkomstig het decreet van 06 juli 2012 houdende het lokaal cultuurbeleid en het besluit van de Vlaamse Regering ter uitvoering van het decreet van 6 juli 2012  houdende het lokaal cultuurbeleid;

De Raad van Bestuur krijgt als beheersorgaan de opdracht de inrichtende overheid (gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen) bij te staan bij het beheer van het Gemeenschapscentrum Affligem.

Onder het Gemeenschapscentrum wordt verstaan “de socio-culturele infrastructuur door de gemeente beheerd met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding ten behoeve van de lokale bevolking en met bijzondere aandacht voor de culturele diversiteit”.


TITEL II : Omvang

Artikel 2

Het Gemeenschapscentrum Affligem heeft betrekking op volgende locaties en gebouwen:

de gemeentelijke cultuurzaal “Sanderus”, Bellestraat 99 te 1790 Affligem,  met volgende ruimten:

  • een grote polyvalente zaal;
  • een cafetaria/vergaderruimte;
  • een keuken;
  • een grote berging met o.a. koelcellen/bergingsruimte technische materialen;
  • een grote berging voor stoelen, tafels, podiumelementen ed.;
  • een technisch lokaal/stookketelruimte;
  • een kleedruimte;
  • een gang;
  • sanitair voor dames, heren en mindervaliden;
  • een inkomhal/vestiaire;
  • een bureel.

de gemeentelijke feestzaal “Dr. Tistaert”, Bellestraat 99 te 1790 Affligem, met volgende ruimten:

  • een grote zaal met bar;
  • een keuken (gedeeld gebruik met exploitant cafetaria);
  • drie gecompartimenteerde bergruimten;
  • een hal/vestiaire;
  • een cafetaria (in concessie);
  • sanitair voor dames en heren (gedeeld gebruik met exploitant cafetaria);
  • de gemeentelijke culturele ontmoetingsruimte “ ’t Gildenhuis”, Kerkstraat 82 te 1790 Affligem, met volgende ruimten:
  • een grote polyvalente zaal met vast podium;
  • een kleine berging voor stoelen, tafels ed.;
  • een bergruimte onder het podium;
  • een bergruimte achter het podium, incl. afgescheiden kleedruimte en sanitaire voorziening;
  • sanitair voor dames, heren en mindervaliden;
  • een inkomhal/vestiaire;

een polyvalente vergaderruimte op de ondergrondse verdieping (-1) in het nieuw administratief complex, “De Kelder”, Bellestraat 99 te 1790 Affligem:

  • de voormalige gemeentelijke raadzaal, “d’ Oude Raadzaal”, Bellestraat 99 te 1790 Affligem, met volgende ruimte:
  • de voormalige gemeentelijke raadzaal;
  • een keukentje (gedeeld gebruik met kantoren);
  • sanitair voor dames en heren (gedeeld gebruik met kantoren);

het voormalig gemeentehuis Hekelgem / de voormalige openbare bibliotheek, Brusselbaan 117 te 1790 Affligem

  • inkomhal; 
  • zes gecompartimenteerde kantoorruimten (gelijkvloers);
  • een bergruimte (stookplaats);
  • twee kleine kantoorruimten (verdieping);
  • voormalige raadzaal gemeentehuis (verdieping);
  • sanitair voor dames en heren;

de gemeentelijke evenementenhal “Bellekouter”, Bellestraat 99 te 1790 Affligem, met volgende ruimten:

  • een grote evenementenhal
  • en oud sanitair blok voor dames en heren, incl. bergruimte bovenop
  • een kleine bergruimte met diverse tellerkasten elektriciteit
  • een nieuw sanitair blok voor dames, heren en mindervaliden, incl. bergruimte bovenop twee skyboxen/controlekamertjes met trap
  • een grote gecompartimenteerde doorgangs- en toegangsruimte, afgesloten met sectionaalpoorten
  • een grote berg- en stockageruimte t.b.v. Noroc/Roemeniëcomité
  • een grote berg- en stockageruimte t.b.v. Carpe Diem, Prutske en De Pajottenlanders
  • een kleine gecompartimenteerde doorgangs- en toegangsruimte, afgesloten met deuren
  • vijf gecompartimenteerde doucheruimten

De zetel van het Gemeenschapscentrum is gevestigd te Affligem, Bellestraat 99. Indien het nodig mocht blijken, kan de zetel – op voorstel van de Raad van Bestuur –, om het even waar op het grondgebied van de gemeente Affligem worden gevestigd.


TITEL III : Gebruikers van het Gemeenschapscentrum

Artikel 3

  • Het Gemeenschapscentrum kan gebruikt worden door:
  • verenigingen en vrijwilligers van Affligem, ongeacht van welke filosofische of ideologische strekking;
  • het gemeentebestuur (met inbegrip van gemeentelijke adviesraden, beheersorganen, administratieve diensten, evenals het ocmw-bestuur en haar administratieve diensten) voor de organisatie van eigen gemeentelijke initiatieven;
  • organisatoren van mega-events, beurzen ed. (m.b.t. de evenementenhal “Bellekouter”).

De aanwending van de diverse locaties wordt geregeld in de respectievelijke huishoudelijke reglementen van betrokken infrastructuren, goedgekeurd door de gemeenteraad.

 

TITEL IV: Doel

Artikel 4

  • De Raad van Bestuur van het Gemeenschapscentrum is een pluralistisch samengesteld orgaan dat bij wijze van advies volgende doelstellingen helpt na te streven:
  • het ter beschikking stellen van diverse polyvalente ruimten met als doelstellingen cultuurspreiding, cultuurparticipatie en gemeenschapsvorming. De werking is hoofdzakelijk gericht op de eigen bevolking, het verenigingsleven, diverse gebruikers van de ideologische en filosofische strekkingen …;
  • het desgevallend (laten) organiseren van activiteiten – al dan niet in opdracht van de inrichtende overheid en/of in samenwerking met haar adviesorganen – waarin het socio-culturele gebeuren een prioritaire rol vervult;
  • het bieden van ruimte voor informele ontmoeting en contact;
  • het begeleiden, het ondersteunen en het verlenen van diensten aan de organisatoren van activiteiten in het Gemeenschapscentrum en zo nodig het leveren van een bijdrage tot ondersteuning en coördinatie in de socio-culturele sector en tot ruimere samenwerkingsverbanden;
  • in ondergeschikte orde het ter beschikking stellen van de ruimten aan derden voor beurzen, commerciële activiteiten enz.

De Raad van Bestuur beschikt tevens over het mandaat om de diverse culturele infrastructuren van het Gemeenschapscentrum zoals vermeld in artikel 2, 1° tot en met 5° van dit reglement ter beschikking te stellen van de Affligemse bevolking; met in acht name van de specifieke modaliteiten en huurvoorwaarden zoals bepaald in de respectievelijke huishoudelijke reglementen, goedgekeurd door de gemeenteraad.
Met betrekking tot de ter beschikking stelling van de gemeentelijke evenementenhal “Bellekouter”, vermeld in artikel 2, 7° van dit reglement, zal dit – gezien de specifieke en ruime taakstelling van dergelijke verhuringen – niet gebeuren zonder hierover voorafgaandelijk en expliciet toestemming te hebben verkregen vanwege het College van Burgemeester en Schepenen.
Alle ontvangsten die voortspruiten uit de verhuringen van de betrokken infrastructuren aan verenigingen en/of particulieren, zullen toekomen aan het gemeentebestuur, en dit onder de verantwoordelijkheid van de financieel beheerder.

 

TITEL V : Bevoegdheden

Artikel 5
De gemeenteraad garandeert dat:
De Raad van Bestuur beschikt over het adviesrecht over alle aspecten van het beheer van het Gemeenschapscentrum zoals bij verbouwingswerken, inrichting en uitrusting, het financieel beleid, het opstellen en/of wijzigen van het huishoudelijke reglement, de concessiecontracten alsook de modaliteiten en gebruiksvoorwaarden inzake huurovereenkomsten.
Om deze bevoegdheden daadwerkelijk te kunnen uitoefenen heeft de Raad van Bestuur recht op informatie over alle beheershandelingen en beleidsbeslissingen van de inrichtende overheid betreffende het Gemeenschapscentrum.

 

TITEL VI: Beheer

Artikel 6
Er wordt een Raad van Bestuur opgericht overeenkomstig artikel 9b van het Cultuurpact; cfr. hiervoor artikel 9b van de wet van 28 januari 1974.

 

TITEL VII: Leden

Artikel 7

  • De Raad van Bestuur bestaat enerzijds uit afgevaardigden van de inrichtende overheid en anderzijds uit vertegenwoordigers van de erkende gemeentelijke cultuurraad.
  • Het aantal wordt vastgesteld op maximum 15 leden die tevens over stemrecht beschikken:
  • maximum 7 afgevaardigden van de politieke fracties die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad van Affligem, aangewezen volgens het stelsel van proportionele vertegenwoordiging. De berekening van het aantal afgevaardigden per politieke fractie gebeurt op basis van het aantal leden dat elke politieke fractie telde op het ogenblik van de installatievergadering van de gemeenteraad.
  • Deze afgevaardigden hoeven geen gemeenteraadsleden te zijn, maar dienen wel door de fractie voorgedragen te worden.
  • De schepen van cultuur maakt ambtshalve deel uit van de Raad van Bestuur en wordt automatisch tot voorzitter van de Raad van Bestuur aangesteld.
  • maximum 7 vertegenwoordigers van de erkende gemeentelijke cultuurraad. Deze afgevaardigden worden op een lijst door de voormelde erkende adviesraad voorgedragen aan de gemeenteraad. Deze vertegenwoordigers bekleden geen politiek mandaat in de gemeenteraad.
  • een door de gemeente aangeduide en ter beschikking gestelde ambtenaar, die instaat voor de verslaggeving en het secretariaat van de Raad van Bestuur. Deze heeft geen stemrecht.

In de mate van het mogelijke zal een onrechtmatig overwicht zowel van één van de ideologische en filosofische strekkingen als van één van de groeperingen-gebruikers worden voorkomen.

 

Artikel 8
De duur van het mandaat is zes jaar. Het mandaat is hernieuwbaar.
De Raad van Bestuur wordt hernieuwd in de loop van de zes maanden volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad. De leden ervan blijven in functie totdat de nieuwe Raad van Bestuur is geïnstalleerd.
De leden van de Raad van Bestuur worden benoemd door de gemeenteraad.
Ieder stemgerechtigd lid van de Raad van Bestuur is gedomicilieerd in de gemeente.

 

Artikel 9
De toetreding tot de Raad van Bestuur impliceert de aanvaarding van het organiek reglement en het huishoudelijk reglement, en houdt de verplichting in tot het nakomen ervan.

 

Artikel 10

De hoedanigheid van lid van de Raad van Bestuur wordt verloren:

  • Voor de leden die benoemd zijn op voordracht van een politieke fractie van de gemeenteraad, indien de politieke fractie van de gemeenteraad waardoor zij afgevaardigd werden tot hun vervanging besluit;
  • De gemeenteraad moet overgaan tot een globale hernieuwing van zijn vertegenwoordigers in de loop van de zes eerste maanden volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad;
  • Voor de leden die benoemd werden op voordracht van de erkende gemeentelijke cultuurraad: bij een nieuwe bestuursverkiezing in de betrokken adviesraad of indien de adviesraad hun vervanging voorstelt aan de gemeenteraad;
  • Door ontslag van het lid. Dit ontslag dient schriftelijk aan de Voorzitter van de Raad van Bestuur meegedeeld te worden;
  • Door overlijden of rechtsonbekwaamheid;
  • Door uitsluiting, waarover de Raad van Bestuur met een meerderheid van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden beslist.
  • Een niet-gemotiveerde afwezigheid op drie achtereenvolgende samenkomsten van de Raad van bestuur is een reden tot uitsluiting. De afvaardigende instantie wordt voorgesteld een nieuw lid voor te dragen aan de gemeenteraad.
     

Artikel 11
Indien aan een lidmaatschap voortijdig een einde komt, door de redenen vermeld onder artikel 10, wordt zo spoedig mogelijk in de opvolging voorzien door de gemeenteraad op voordracht van de politieke fractie hetzij door de erkende gemeentelijke cultuurraad door wiens afgevaardigde het betrokken lidmaatschap werd ingenomen.
Deze opvolging moet geschieden met inachtneming van de voorwaarden gesteld onder artikel 7. De opvolger voleindigt het mandaat.


TITEL VIII : Voorzitter, Ondervoorzitter

Artikel 12
De Raad van Bestuur wordt voorgezeten door de schepen van cultuur. De ondervoorzitter daarentegen wordt bij geheime stemming en bij volstrekte meerderheid verkozen door de Raad van Bestuur.
Onder volstrekte meerderheid moet verstaan worden het aantal stemmen gelijk aan de helft van de geldige stemmen, met uitsluiting dus van blanco of ongeldige stemmen, vermeerderd met een eenheid of een halve eenheid, naargelang de geldige stemmen respectievelijk in paar of onpaar aantal zijn.


TITEL IX : Samenkomsten

Artikel 13
§1. De Raad van Bestuur komt ten minste eenmaal per kwartaal samen en zo dikwijls als de belangen van het Gemeenschapscentrum het vereisen. De Raad van Bestuur komt eveneens samen, telkens wanneer de voorzitter of minimum drie leden hierom verzoeken.
§2. De uitnodigingsbrieven worden schriftelijk of elektronisch toegestuurd naar alle leden, minstens acht dagen voor de vergaderingen. De agenda wordt bij de uitnodiging gevoegd.
§3. De Raad van Bestuur bepaalt tijdens zijn bijeenkomst de voorlopige datum voor de volgende gewone vergadering en haar voorlopige agenda. De definitieve agenda wordt samengesteld door de voorzitter, in overleg, met de ondervoorzitter.
§4. Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat ten minste tien dagen voor de samenkomst schriftelijk door een stemgerechtigd lid wordt ingediend bij de Voorzitter.
Over onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kan niet geldig beraadslaagd worden, tenzij mits akkoord van twee derden van de aanwezige leden.
 
Artikel 14
De leden van de Raad van Bestuur kunnen zich niet laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager.
De Raad van Bestuur kan geldig beraadslagen indien ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.

 

Artikel 15
§1. De samenkomsten van de Raad van Bestuur worden voorgezeten door de Voorzitter, bij diens afwezigheid door de Ondervoorzitter en als ook deze niet aanwezig is, door het aanwezige stemgerechtigde lid met de hoogste leeftijd.
§2. Elke samenkomst begint met het voorleggen van het verslag van de vorige vergadering. De op de agenda gestelde punten worden besproken in de volgorde waarin zij op de uitnodigingsbrief voorkomen. Alleen bij beslissing van de Raad van Bestuur kan deze volgorde worden gewijzigd.
 §3. Als een bepaald agendapunt niet kan worden afgehandeld, wordt het automatisch verplaatst naar de agenda van de volgende bijeenkomst en dan bij prioriteit behandeld, tenzij de Raad van Bestuur anders bepaalt.

 

Artikel 16
§1. De beslissingen worden genomen bij meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen. Als er gestemd wordt over personen of functies, of op verzoek van ten minste één derde van de aanwezige stemgerechtigde leden, gebeurt de stemming geheim en schriftelijk. In de andere gevallen is de stemming mondeling. De meerderheid wordt overeenkomstig artikel 12 lid 2 van dit reglement bepaald.
§2. Bij staking van stemmen is, behoudens bij geheime stemming, de stem van de Voorzitter van de vergadering beslissend.
§3. Bij geheime stemming wordt het punt – bij staking van stemmen – verworpen.
 
Artikel 17
§1. Van elke bijeenkomst van de Raad van Bestuur, wordt een verslag opgesteld en opgenomen in een register ad hoc. Deze notulen worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de secretaris-verslaggever en worden door hem, samen met de Voorzitter, ondertekend, na goedkeuring op de volgende samenkomst.
§2. De leden, de waarnemers en het college van burgemeester en schepenen ontvangen een afschrift van de notulen van de Raad van Bestuur, binnen één maand na de samenkomst.


TITEL X :  Waarnemers, Werkgroepen

Artikel 18
De Raad van Bestuur mag op zijn samenkomsten personen uitnodigen die geen lid zijn van de Raad; en dit omwille van hun bijzondere bevoegdheid. Zij hebben als waarnemer slechts een raadgevende stem.

 

Artikel 19
De Raad van Bestuur kan werkgroepen of raadgevende commissies vormen, waarvan de samenstelling en de werking bij huishoudelijk reglement bepaald worden. 
Het voorzitterschap van deze werkgroepen of commissies wordt steeds waargenomen door een lid van de Raad.
In de schoot van deze werkgroepen of commissies kan een beroep gedaan worden op niet-leden van de Raad van Bestuur of deskundigen.


TITEL XI : Verzekeringen, Huishoudelijk Reglement

Artikel 20
Ter dekking van de risico's "Burgerlijke Aansprakelijkheid", "Rechtsbijstand" (en "Lichamelijke Ongevallen"), zal het Gemeentebestuur de nodige verzekeringspolissen afsluiten voor de stemgerechtigde leden en de waarnemers van de Raad van Bestuur.

 

Artikel 21

Indien nodig, regelt een globaal huishoudelijk reglement voor het Gemeenschapscentrum hetzij een huishoudelijk reglement voor een welbepaalde infrastructuur, alle verdere aangelegenheden die door dit organiek reglement niet voldoende omschreven worden. Dergelijke huishoudelijk reglementen of wijziging(en) ervan dienen steeds ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de gemeenteraad.