wijkfeesten

 

Subsidiereglement voor wijkfeest

Aanvraag subside wijkfeest

 

Wilt u een wijkfeest organiseren? 

 

Met dit draaiboek wil de gemeente Affligem een “handleiding voor buurtfeesten” aanbieden aan haar inwoners. Het is onze bedoeling buurtfeesten in de kijker te brengen en houden. Een buurtfeest is in de eerste plaats een gezellig samenzijn met zo veel mogelijk inwoners van een wijk of (deel van een) straat. Maar het is ook de gelegenheid om nieuwe buren te leren kennen en voor nieuwkomers is het dé kans om zich te integreren in de buurt en in de gemeente. Het kan eengelegenheid zijn om eindelijk dat kleine meningsverschil bij te leggen, maar in de eerste plaats moet het natuurlijk een feest zijn.
Een buurtfeest kan verschillende vormen aannemen: een barbecue, een kaasschotel of gewoon een warme chocomelk na een gezamenlijke winterwandeling. Dit draaiboek wil buurten niet in een keurslijf dwingen, spontaneïteit is belangrijk bij het tot stand komen van een buurtfeest.
Dit draaiboek wil eerder een houvast zijn en een stimulans om eindelijk dat buurtfeest te organiseren. Veel mensen denken er wel eens aan een buurtfeest op poten te zetten, maar meestal stopt het daar ook: hoe begin je daar aan? Bij die cruciale eerste stappen wil de gemeente die ene inwoner van de wijk of straat bij dit idee steunen om gelijkgezinden te vinden. Eens de eerste stap gezet volgen de andere meestal als het ware vanzelf, want in elke buurt zijn er wel een handvol mensen die willen mee-organiseren en nog heel wat meer die de dag zelf een handje willen toesteken.
Dit draaiboek bestaat enkel online, maar er kan door elke inwoner van Affligem op elk moment een geprinte versie gevraagd worden op de informatiedienst. Het grote voordeel is dat aanpassingen zeer eenvoudig zijn. Het is de bedoeling dat het draaiboek in de komende maanden en jaren aangevuld wordt met praktijkvoorbeelden en tips & tricks voor een geslaagd feest. Ook voor plaatselijke handelaars die iets speciaal doen voor de organisatoren van een buurtfeest, maken we graag plaats.
Laat dit ook een uitnodiging zijn voor de geïnteresseerde lezer: als je de zaken anders zou willen voorstellen of ideeën hebt om dit draaiboek te optimaliseren, geef gerust een seintje. Voor de rest: een fijn feest gewenst!


Stap 1 : Medestanders zoeken
Alleen is maar alleen. Hoe begin je aan iets als een buurtfeest? Stap 1 is buren zoeken die willen helpen. Als je dan toch een oproep lanceert, kan je meteen vragen wie het eigenlijk ziet zitten om naar zo’n feest te komen. Het meest efficiënt is met deze vragen deur aan deur gaan. Maar die drempel is misschien net wat te hoog. Gewoon een briefje dat men bij jou terug in de bus steekt met de vraag wie wil helpen organiseren, wie wil helpen de dag zelf en wie zou komen. Je vindt hierbij een voorbeeld. De informatiedienst van de gemeente wil deze briefjes graag voor jou maken. Stuur een mailtje naar info@affligem.be en wij zorgen voor je briefjes. Ze bezorgen laten we aan de initiatiefnemer over…

Stap 2 : Eerste vergadering
Tijdens een eerste bijeenkomst beslis je wat, waar en wanneer. Je kan uiteraard alle kanten uit: van alles zelf doen tot een traiteur zoeken die alles voor jou doet. Uiteraard heeft één en ander zijn financiële consequenties.
Leg de lat niet te hoog voor een eerste keer. Reken ook eens uit wat het feest per persoon zou kosten. En welke inkomsten je voorziet. Met of zonder sponsors? Hoeveel subsidies krijg je van de gemeente? Welke bijdrage vraag je aan de deelnemers? Als je dat wil zorgen wij voor een lokaal en een ervaringsdeskundige uit een ander wijkcomité om deze eerste vergadering bij te wonen. Dit is in elk geval het moment om een contactpersoon/coördinator aan te stellen.

Stap 3 : Aanvragen en toelatingen
Je neemt best een verzekering (burgerlijke aansprakelijkheid) voor 1 dag. Elke makelaar weet wat je nodig hebt.
Indien je sterke drank wil schenken, heb je geen vergunning meer nodig van de dienst Accijnzen. Enkel een mededeling aan de plaatselijke politie volstaat. Dat kan ook via het college van burgemeester en schepenen.
Je kan bij die gelegenheid een afwijking op het nachtlawaai aanvragen. Maar ervoor zorgen dat iedereen er is, is de beste garantie tegen vervelende situaties.
Denk ook al aan het subsidiedossier voor de gemeente.
Moet je SABAM en een billijke vergoeding betalen?
Wil je het buurtfeest op de openbare weg organiseren, vraag dan tijdig aan het college of het kan, zodat eventueel maatregelen kunnen worden genomen om de straat af te sluiten. Je kunt je aanvraag doen via het evenementenloket
Welk materiaal heb je nodig? Heeft iemand dat zelf? Kan de gemeente iets bezorgen (podiumelementen, dranghekkens…)? Kan je terecht op de provinciale uitleendienst? Of wend je je tot privé-firma’s?

Stap 4 : Praktische uitwerking
Wie maakt de uitnodigingen? Is er een taakverdeling voor de dag zelf? Is er iemand als de materialen geleverd worden?
Zijn alle afspraken gemaakt met de leveranciers of is de winkellijst klaar? Wie gaat wanneer winkelen?

Stap 5 : D-Day
Op de dag van het feest heb je meestal wel handen genoeg, maar iemand moet de lijnen uitzetten. Bespreek de takenlijst op voorhand en stel bij grotere feesten “verantwoordelijken” aan.
Vergeet niet ook zelf te genieten van je buren en het feest.

Stap 6 : Nabespreking
Kom de week na het feest al samen om de eerste indrukken te verzamelen (alles zit nog fris in het geheugen). Wat liep goed? Wat kon beter? Doe eventueel een bevraging bij de aanwezigen.

Stap 7 : Afrekening
Als alle facturen betaald zijn kan een financiële eindbalans gemaakt worden. Deze laatste bijeenkomst kan een start voor een volgend feest zijn. Maak je er een jaarlijkse gewoonte van? Of hou je het op tweejaarlijks?